Gemeente Evergem ondertekent snel en gemakkelijk de notulen digitaal

Wilt u meer leren over hoe u uw bestuur kunt ontzorgen met behulp van eSignFlow en wilt u ontdekken welke integraties er allemaal mogelijk zijn?

➡️Schrijf u dan nu in voor ons gratis live webinar op 23 maart van 11.00 u. tot 12.00 u. en ontdek hoe eSignFlow kan bijdragen aan de optimalisatie van uw processen.

In één van onze webinars interviewden we Marc Goethals, ICT coördinator bij de gemeente Evergem. De gemeente heeft digitalisering hoog op de agenda staan. Zowel voor de digitale dienstverlening naar de klanten toe als in de backoffice. Het begon allemaal met de uitrol om notulen digitaal te ondertekenen.

De trigger om digitaal te ondertekenen

Hoe is de noodzaak om digitaal te ondertekenen bij jullie ontstaan?

In Evergem hebben we digitalisering hoog op de agenda staan. Dit is al jaren zo. Dit manifesteert zich in verschillende domeinen. In eerste instantie willen we onze digitale dienstverlening naar onze klanten toe zo goed mogelijk maken. In tweede instantie, zijn we er ons ook van bewust dat we er voor moeten zorgen dat we dan ook in de back office zoveel mogelijk digitaal werken.

Toen we onze notulen binnen Cobra digitaal aanmaakten om ze later te verwerken, merkten we op een bepaald moment dat er nog heel veel afgedrukt werd. Dit was dan uiteindelijk de trigger om te gaan nadenken of het anders kon.  Zo zijn we dan beginnen uitkijken naar een oplossing voor digitaal ondertekenen.

Koppelingen met eSignFlow

Zijn er naast de notulen nog andere processen die je kan koppelen met eSignFlow?

We gebruiken ook eSignFlow voor de toepassing van eGovFlow, digitale dienstverlening die we aan onze burgers aanbieden.

Notulen digitaal ondertekenen

Hoe worden notulen in Cobra ondertekend in eSignFlow?

Op dit moment gebruiken we de cobra versie 4.0, deze heeft een volledige nieuwe look en feel. Het ondertekenen zelf houdt eigenlijk niet veel in. Met één klik zijn de uittreksels ter ondertekening aan te bieden. Dit verloopt heel erg vlot, aangezien er een volledige flow achter zit. Die flows moeten uiteraard eerst goed zitten. De juiste mensen en de bijhorende rollen dienen juist gedefinieerd te worden. Echter, dit valt allemaal wel buiten de scope van de koppeling.

Eens de parametrisatie van eSignFlow in orde is, is de koppeling achterliggend gebeurd. Het enige dat de medewerkers van het secretariaat nog dienen te doen is op het handje klikken om de uittreksels te laten ondertekenen. Ook is er nog een volledige andere flow die mee wordt opgestart, zodat de uittreksels bij de juiste mensen in de juiste mailbox terecht komen. Wat mij betreft is dit een voorbeeld van een heel geslaagde integratie.

Het gebruik van eSignFlow binnen het lokaal bestuur

Hoeveel mensen werken er bij het lokale bestuur van Evergem met eSignFlow?

Mijn rol behoort bij de ICT faciliterende dienst, wij ondersteunen waar nodig de medewerkers. Voor de software applicaties is de ondersteuning  niet zo groot omdat we werken met een aantal functioneel verantwoordelijken. Zij kennen de applicaties door en door en kunnen beter ondersteunen waar nodig. Dit is een groot gemak voor ons.

Een 25 tal mensen gaan er regelmatig mee aan de slag. De algemeen directeur, burgemeester en dergelijke meer. Dit zit dus wel goed. Echter, zijn we nu aan het kijken om het uit te breiden naar onze personeelsdienst. Veel van onze eigen personeelsleden werken vaak van thuis, en de noodzaak om digitaal te ondertekenen wordt alsmaar groter. Daarbij zijn de aanwervingsprocedures vaak in totaliteit digitaal afgehandeld. Het is dan een beetje sneu als die mensen aangeworven worden, dat ze nog naar het gemeentehuis dienen te komen om enkel één papier te ondertekenen.

De implementatie van eSignFlow

Voor ons was dat eigenlijk een makkie. In de zin dat wij vragende partij waren, en het niet van bovenaf naar voor geschoven werd. Dat is natuurlijk een belangrijke en goede eerste stap. Dan was het belangrijk om de scope af te bakenen. We hebben het eerst enkel voor notulering uitgerold. Dan wist iedereen goed wat er wel en niet verwacht werd. Dan konden we heel makkelijk de flows achter het proces die moesten gedefinieerd worden  mee gaan bepalen. Zodanig dat dan ook de mensen die effectief moesten ondertekenen of hun eventuele vervangers ook meteen mee opgenomen konden worden. Verder is het een ‘pakket’ applicatie die behoorlijk rechttoe rechtaan is, met voldoende mogelijkheden. Ook is het geen ingewikkeld systeem, mensen hebben geen vier dagen opleiding nodig om de applicatie te begrijpen en gebruiken.

Alle lof voor de eSignFlow helpdesk

Als ICT-medewerker proberen we de vragen mee op te volgen en bij te sturen waar nodig. Mensen die mij kennen weten dat we in Evergem behoorlijk kritisch zijn, zowel voor onszelf en uiteraard ook voor anderen, waaronder de leveranciers. Maar het moet gezegd zijn: alle lof voor jullie helpdesk en voor jullie bijstand. We werken ook voor andere applicaties met jullie samen en de vragen die gesteld worden, worden heel snel opgepikt. We krijgen uiterst snel de nodige info en bijstand.