Stad Zottegem ondertekende in 2021 een kleine 30.000 documenten digitaal

Collega Bruno van der Elst interviewde tijdens één van onze webinars Koen Codron, Algemeen Directeur van Stad & OCMW Zottegem. Stad Zottegem is al enkele jaren klant van eSignFlow. In 2021 heeft het lokale bestuur een kleine 60.000 handtekeningen gezet op verschillende documenten. Van uitgaande post tot notulen. Kortom: alle mogelijke documenten die een handtekening vereisten werden digitaal getekend. En zo zijn er in totaal voor Stad Zottegem in het jaar 2021 maar liefst 27.569 documenten getekend.

Waarom overstappen naar digitaal ondertekenen?

Koen: rond 2016-2017 werd er voor het eerst gedacht aan het digitaliseren van het ondertekenproces. De hoeveelheid aan documenten die dienden ondertekend te worden was zo groot dat ik in die tijd vaak pilotcases mee naar huis nam om ze daar verder te ondertekenen. Dit was heel omslachtig werken.

Waarom koos Stad Zottegem voor eSignFlow?

Koen: vanaf het moment dat de Vlaamse Overheid met een eigen toepassing kwam, hebben we die uitgetest. Die viel toentertijd tegen. Dan zijn we met de organisatie beginnen zoeken naar een andere oplossing. Eén van de vereisten die we hadden was dat er de mogelijkheid moest zijn om in bulk te kunnen tekenen. Niet om alles blind te tekenen natuurlijk. Maar om b.v. : gecoördineerd dezelfde brief die 50 keer dient ondertekend te worden, één keer te lezen en te ondertekenen. Als gevolg kunnen dan ook de andere 49 brieven ondertekend worden zonder meer. Dat was één van de hoof vereisen.
Ook diende de software compatibel te zijn met onze notulering software. Daar beoogden we de link te maken naar de uittreksels. Als gevolg deze dan ook digitaal te kunnen ondertekenen. Dat was de tweede hoofd vereiste. Aangezien we al een samenwerking lopen hadden met eSignFlow voor de dienst Burgerzaken, zijn we zo bij jullie terecht gekomen. Eerst hebben we een demo aangevraagd, om dan uiteindelijk een test te doen en dit bleek van in het begin heel goed te werken. Bovendien, bleek de software heel laagdrempelig te zijn. Deze voordelen én het voldoen aan onze twee vereisten heeft ervoor gezorgd dat we gekozen hebben om met jullie in zee te gaan.

Juridisch verantwoord

We hebben eerst gekeken of juridisch nog alles nog moest getekend worden. Een aantal jaar geleden heeft Stad Antwerpen daar een hele grote soortgelijke oefening gedaan en daarop hebben wij ons ook deels gebaseerd. Daaruit hebben we besloten om de volgende zaken te ondertekenen: notulen, bewonersbrieven, contracten, brieven van het OCMW in het kader van het leefloon,.. De onnuttige zaken en het mee tekenen zijn daar uit gehaald en beperkt gebleven. We hebben wel nog onze bestelbonflow eraan toegevoegd. Zo hebben we deze flow ook kunnen verkorten. Daar hadden wij vroeger ook een ingewikkeld systeem voor dat ook op papier getekend en opgestuurd naar de leverancier moest worden. Nu is het zo dat wanneer de tweede persoon getekend heeft, de bestelbon automatisch verstuurd wordt naar de leverancier. Hier winnen we opnieuw een dag mee.

Versnelde dienstverlening

Alle documenten die ik voorheen met de hand ondertekende, komen nu rechtstreeks in een aparte map in mijn mailbox terecht. Vanaf januari tot nu (oktober) waren dit er 2500. Er staat dagelijks één moment ingepland om deze documenten digitaal te ondertekenen met eSignFlow. Als er dringende zaken ondertekend moeten worden, contacteren de medewerkers mij rechtstreeks. Zo blijft de flow in beweging. Ook de burgemeester ondertekent de documenten die in haar mailbox terechtkomen dagelijks. Dit zorgt ervoor dat we maximum één dag kunnen achterlopen indien beiden onze handtekeningen op een document dienen te staan. Ook wanneer ik of een andere medewerker afwezig is kunnen die rollen gemakkelijk verwisseld worden zodat een andere persoon de autoriteit heeft om diezelfde documenten te ondertekenen.

Ook voor notulen is het hetzelfde verhaal. Vorige week hebben we een college zitting gehad, de desbetreffende notulen zijn maandag goedgekeurd. Dinsdagochtend worden die notulen dan uit Cobra getrokken en vervolgens komen deze bij mij terecht om goed te keuren. Als laatste worden die dan opgeladen. Op die manier krijgen alle medewerkers een week na de zitting toegang tot de getekende uittreksels van de zitting. Deze blijven dan ook bewaard in Cobra. Onze historiek keert nu zo’n vier tot vijf jaar terug. Zo kunnen wij nog altijd beslissingen wettigen lang nadat ze besloten zijn. Dit verloopt via de bulk feature in eSignFlow in een hele vlotte beweging. We laden dit in bulk op in eSignFlow en kunnen dit ook in bulk ontladen. Er zijn collegezittingen met meer dan honderd agendapunten zodus is dit voor ons heel efficiënt werken. Ook los van wie de vraag krijgt om de beslissing te bezorgen kan de dossierbeheerder zelf, zijn leidinggevende of het secretariaat de documenten zonder moeilijkheden raadplegen.

Tijdwinst als grootste meerwaarde

De grootste meerwaarde? Tijdswinst. Tijdswinst voor iedereen. Bovendien hebben wij ook de toepassing voor het automatisch ondertekenen van documenten. Deze toepassing is gekoppeld aan onze website. Voor de dienst burgerzaken kunnen heel veel documenten door de server getekend worden. Waaronder attesten van woonst, gezinssamenstelling enzovoort. Als gevolg hebben wij een kleine 4000 documenten op zes maanden tijd aan onze inwoners hebben kunnen bezorgen. Dankzij deze oplossingen kunnen we onze dienstverleningen rond de klok aanbieden. Een betere dienstverlening kunnen we niet hebben.